KI im Backoffice
KI für KMU: weniger Administration, mehr Zeit für dein Geschäft
Was KI in der Administration heute zuverlässig kann, wo du selbst prüfen musst und wie du in wenigen Minuten anfängst.
Was KI in der Administration heute kann
KI nimmt dir in der Administration vor allem drei Arten von Arbeit ab: Informationen zusammensuchen, Entwürfe vorbereiten und an Liegengebliebenes erinnern. Die Verantwortung für Beträge, MWST und den Versand an Kunden bleibt bei dir.
Informationen zusammensuchen
Statt Berichte zusammenzuklicken, stellst du eine Frage: «Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen offen?» oder «Wie viele Stunden sind diesen Monat auf das Projekt Website geflossen?». Die KI sucht die Antwort in deinen Daten.
Entwürfe vorbereiten
Aus einem Satz wird eine Offerte oder Rechnung im Entwurf: «Erstelle eine Rechnung für die Muster AG über 8 Stunden zu CHF 150.» Du prüfst den Entwurf und verschickst ihn selbst.
An Liegengebliebenes erinnern
Wiederkehrende Auswertungen laufen im Hintergrund, zum Beispiel jeden Montag eine Übersicht der überfälligen Rechnungen per E-Mail. Du musst nicht daran denken, nachzuschauen.
Was KI nicht kann
KI-Antworten können Fehler enthalten. Sie ersetzt weder die Kontrolle von Beträgen, Konten und MWST-Codes noch die fachliche Beratung durch deine Treuhand. Gut eingesetzt spart sie dir das Suchen und Tippen, nicht das Prüfen.
Drei Wege, KI mit Blond zu nutzen
Im Chat mit Agent Blond
Agent Blond ist der KI-Assistent in Blond. Du erreichst ihn über den Chat in der Navigation oder direkt auf einer Rechnung, Offerte oder einem Projekt. Dort kennt er den Datensatz bereits.
Per Sprache in der App
In der Blond App sprichst du mit Agent Blond, statt zu tippen: Zeiten erfassen, Ausgaben diktieren, Zahlen abfragen. Das Gespräch findest du danach als normalen Chat in Blond.
In ChatGPT und Claude
Nutzt du bereits ChatGPT oder Claude, verbindest du dein Blond-Konto direkt damit. Dein Assistent schlägt Rechnungen, Kunden und Projekte nach und übergibt grössere Aufgaben an Agent Blond.
Die Grundlage
Warum KI deine Daten an einem Ort braucht
Eine KI ist nur so nützlich wie die Daten, die sie sieht. Liegen Offerten in einem Programm, Stunden in einer Tabelle und Zahlungen im E-Banking, kann sie keine Zusammenhänge erkennen.
Bei Blond laufen Buchhaltung, Offerten, Rechnungen, Banking, Projekte und Zeiterfassung auf derselben Plattform. Deshalb kann Agent Blond zum Beispiel erkennen, dass ein Projekt abgeschlossen, aber noch nicht fakturiert ist.
- Zusammenhänge
- Projekte, Stunden und Rechnungen hängen zusammen, statt in getrennten Programmen zu liegen.
- Aktuell
- Die KI arbeitet mit dem heutigen Stand, nicht mit einem Export von letzter Woche.
Sicherheit
Du behältst die Kontrolle
KI in der Buchhaltung braucht klare Grenzen. Bei Blond sind sie im Produkt eingebaut, nicht nur als Empfehlung formuliert.
- Zwei Modi
- Im Modus Fragen liest Agent Blond nur. Ändern kann er erst im Modus Agent.
- Bestätigung
- Vor dem Versand einer Rechnung oder vor Löschungen fragt er in der Standardeinstellung nach. Wie oft, stellst du selbst ein.
- Rückgängig
- Die meisten Änderungen lassen sich mit einem Klick auf Stand wiederherstellen zurücknehmen.
- Berechtigungen
- Agent Blond sieht und ändert nur, was du selbst sehen und ändern darfst.
- Datenschutz
- Agent Blond nutzt Modelle von OpenAI. Deine Daten werden nicht zum Training verwendet und nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
So fängst du an
Einschalten. Eine Administratorin oder ein Administrator erteilt einmalig die Zustimmung zur Datenverarbeitung. Danach steht Agent Blond allen im Unternehmen zur Verfügung.
Mit Fragen beginnen. Wähle den Modus Fragen und frag nach etwas, dessen Antwort du kennst, zum Beispiel nach dem Umsatz im letzten Quartal. So siehst du, wie genau die Antworten sind.
Einen Entwurf erstellen lassen. Wechsle in den Modus Agent und lass eine Offerte vorbereiten. Verlinke den Kunden mit @, damit Adresse und MWST stimmen.
Eine Routine einrichten. Bitte Agent Blond, dir jeden Montag die überfälligen Rechnungen zu schicken.
Weitere Beispiele findest du im Beitrag 25 Fragen an Agent Blond.
Häufige Fragen zu KI in Blond
Muss ich mich mit KI auskennen?
Nein. Du schreibst oder sprichst mit Agent Blond wie mit einer Mitarbeiterin. Je genauer die Anweisung, desto besser das Ergebnis: Beträge ausschreiben, Kunden verlinken, Zeitraum nennen.
Was kostet die KI in Blond?
Agent Blond ist in allen Abos enthalten, auch in der Testphase. Die Nutzung wird in KI-Credits gemessen: Deine Organisation erhält ein wöchentliches Kontingent, dessen Grösse vom Abo abhängt. Reicht es nicht, buchst du ein Zusatzpaket. Die aktuellen Pakete stehen auf der Preisseite.
Welche KI-Modelle stecken dahinter?
Agent Blond nutzt aktuelle Modelle von OpenAI. Die Übermittlung ist verschlüsselt, deine Daten werden nicht zum Training verwendet und nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht. Die Geschäftsdaten in Blond selbst liegen in der Schweiz.
Verschickt die KI Rechnungen an meine Kunden?
Nicht ohne dich. In der Standardeinstellung pausiert Agent Blond vor jedem Versand und zeigt dir eine Vorschau, erst mit deiner Freigabe geht die E-Mail raus. Über ChatGPT oder Claude ist ein Versand gar nicht möglich, dort entstehen nur Entwürfe.
Kann ich Blond mit ChatGPT oder Claude verbinden?
Ja. Über die MCP-Anbindung verbindest du Claude oder ChatGPT mit deinem Blond-Konto. Die Anbindung ist zurzeit als Preview verfügbar. Mehr zu Blond MCP
Wie zuverlässig sind die Antworten?
Agent Blond ist in der Beta, Antworten können Fehler enthalten. Prüfe Beträge, Konten und MWST-Codes, bevor du dich darauf verlässt. Bei Auswertungen hilft es, eine Tabelle zu verlangen und stichprobenweise nachzurechnen.