1. Anfrage verstehen
Bevor du ein Angebot schreibst, kläre den Umfang der Anfrage. Was genau braucht der Kunde? Welches Problem soll gelöst werden? Ein kurzes Gespräch oder eine schriftliche Anforderung spart später viel Korrekturbedarf.
Offerte erstellen - Anleitung für KMU
Alles, was du für eine korrekte Offerte in der Schweiz brauchst: Aufbau, MWST, OR-Grundlagen und wie du mit Blond als Werkzeug alles zentral und übersichtlich umsetzen kannst.
Was ist eine Offerte?
Eine Offerte ist ein verbindliches Angebot, eine bestimmte Leistung zu einem bestimmten Preis zu erbringen. Im Schweizer Obligationenrecht (OR) ist sie in den Artikeln 3 bis 10 geregelt. Der entscheidende Punkt: Sobald du eine Offerte versendest, bist du rechtlich daran gebunden. Nimmt der Empfänger das Angebot innerhalb der gesetzten Frist an, entsteht ein Vertrag.
Das unterscheidet die Offerte vom Kostenvoranschlag. Während eine Offerte feste Preise nennt, ist ein Kostenvoranschlag eine Schätzung — Abweichungen von bis zu 10 % gelten gemäss OR Art. 375 als branchenüblich. Für Projekte mit klarem Umfang eignet sich die Offerte. Für Vorhaben mit vielen Unbekannten eher der Kostenvoranschlag.
Aufbau einer Offerte: Was muss rein?
Eine vollständige Offerte enthält folgende Angaben:
Absender und Empfänger
Name, Adresse und Kontaktdaten deines Unternehmens sowie des Kunden. Falls vorhanden: deine MWST-Nummer und die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer).
Offert-Nummer und Datum
Eine eindeutige Nummer zur Zuordnung und das Erstellungsdatum. Beides erleichtert die Nachverfolgung — und später die Umwandlung in eine Rechnung.
Leistungsbeschreibung
Die wichtigste Stelle der Offerte. Beschreibe präzise, welche Leistungen du erbringst — oder eben nicht. Je klarer die Formulierung, desto weniger Missverständnisse und Nachverhandlungen. Gliedere nach Positionen mit Mengenangaben, Einheitspreisen und Positionsbeträgen.
Praxistipp: Bei komplexeren Projekten lohnt sich eine separate Anforderungsdokumentation als Anhang. Die Offerte verweist dann auf dieses Dokument und bleibt selbst übersichtlich.
Preise und Mehrwertsteuer
Weise den Preis pro Position, allfällige Rabatte, die MWST und den Totalbetrag aus. Für Endkunden gilt: Preise müssen immer inklusive Mehrwertsteuer angegeben werden. Bei Geschäftskunden ist exklusive MWST üblich, der Steuerbetrag wird aber separat aufgeführt.
Bist du nicht mehrwertsteuerpflichtig (Jahresumsatz unter CHF 100’000), darfst du keine MWST ausweisen. Gib in diesem Fall klar an: «Preise ohne MWST — nicht MWST-pflichtig».
Die aktuellen Schweizer MWST-Sätze (Stand 2025): Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Sondersatz für Beherbergung 3,8 %.
Gültigkeitsdauer
Definiere, bis wann die Offerte gültig ist. Üblich sind 30 Tage. Ohne explizite Frist gilt gemäss OR eine «angemessene Frist» — das ist bewusst vage und kann je nach Branche und Komplexität variieren. Setze deshalb immer ein konkretes Datum.
Zahlungsbedingungen
Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage netto), allfälliger Skonto (z. B. 2 % bei Zahlung innert 10 Tagen), Teilzahlungsvereinbarungen und die bevorzugte Zahlungsart. Je klarer die Konditionen, desto weniger Ärger bei der Abrechnung.
Liefer- oder Leistungstermin
Wann wird die Leistung erbracht? Ein geschätzter Zeitraum oder ein verbindlicher Termin — beides sollte in der Offerte stehen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (optional)
Verweis auf deine AGB, falls vorhanden. Damit sind Haftung, Gewährleistung und weitere Bedingungen geregelt, ohne die Offerte selbst zu überladen.
Offerte erstellen: Schritt für Schritt
Offerte erstellen mit Software statt Vorlage
Word- und Excel-Vorlagen funktionieren — für den Anfang. Sobald du regelmässig Offerten schreibst, wird manuelles Kopieren und Anpassen zum Zeitfresser. Typische Probleme: veraltete Kundenadressen, vergessene MWST-Anpassungen, falsche Offert-Nummern, kein Überblick über den Status offener Angebote.
Eine Offertensoftware löst das, indem sie Kundendaten, Artikelkatalog und Nummernkreise zentral verwaltet. Du erstellst eine Offerte in wenigen Klicks, versendest sie als PDF direkt aus der Software und wandelst sie bei Annahme mit einem Klick in eine Rechnung um — ohne erneute Dateneingabe.
Blond ist eine Schweizer Unternehmenssoftware, die genau dafür gemacht ist. Offerten erstellen, versenden und nachverfolgen — und bei Zusage direkt in eine Rechnung oder ein Projekt umwandeln. Inklusive MWST-konforme Berechnung, QR-Rechnung und automatische Buchhaltung.
FAQ: Häufige Fragen zum Offerte erstellen
Darf ich für die Offert-Erstellung etwas verrechnen?
In der Regel nicht. Ausnahmen gelten, wenn es branchenüblich ist oder ein grosser Aufwand entsteht (z. B. Vermessungen, Planerstellung). In solchen Fällen musst du den Kunden vorher informieren und die Kosten beziffern.
Wie lange ist eine Offerte gültig?
So lange, wie du es festlegst. Üblich sind 30 Tage. Ohne Angabe gilt gemäss OR eine «angemessene Frist». Empfehlung: Setze immer ein konkretes Ablaufdatum.
Kann ich eine Offerte widerrufen?
Grundsätzlich nein — du bist gebunden, sobald sie dem Empfänger zugeht. Ausnahme: Der Widerruf geht vor oder gleichzeitig mit der Offerte zu (OR Art. 9). In der Praxis bei E-Mails quasi unmöglich.
Was tun, wenn die Kosten den offerierten Preis übersteigen?
Sofort den Kunden informieren. Wartest du zu lange, trägst du das Risiko. Bei einem Kostenvoranschlag hast du etwas mehr Spielraum (ca. 10 %), bei einer verbindlichen Offerte gar keinen.
Muss eine Offerte unterschrieben werden?
Nein. Im Schweizer Recht sind Verträge grundsätzlich formfrei (OR Art. 11). Eine Offerte per E-Mail ist genauso gültig wie eine unterschriebene auf Papier. Trotzdem kann eine Unterschriftzeile zur Gegenzeichnung sinnvoll sein - sie schafft Klarheit über die Annahme.
Was ist der Unterschied zwischen Offerte und Angebot?
Keiner. «Offerte» ist der in der Schweiz übliche Begriff, «Angebot» wird eher in Deutschland verwendet. Rechtlich sind beide identisch.