Buchhaltung leicht gemacht

Eine Einführung für Freelancer und KMU's – Stehst du vor dem Rätsel der Buchhaltung und weisst nicht, wo du anfangen sollst? Keine Sorge, wir machen es einfach! In diesem leicht verständlichen Leitfaden, lernst du die Basics der doppelten Buchhaltung kennen. Dafür brauchst du weder ein Wirtschaftswörterbuch noch musst du mit Soll und Haben jonglieren.

Was ist die doppelte Buchhaltung?

Die doppelte Buchhaltung kann zu Beginn deines Abenteuers in der Unternehmenswelt verwirrend sein. Ihre Essenz ist aber eigentlich recht simpel: Sie ist eine Art detailliertes Tagebuch, in dem alle Geldbewegungen erfasst werden. Jede Bewegung hat zwei Seiten, daher “doppelt”. Du wirst später noch erfahren welche zwei Seiten das sind.

Warum braucht man diese?

Sie hilf dir den Überblick über deine Finanzen zu behalten. Wo kommt Geld rein? Wo geht Geld raus? Sind Rechnungen bezahlt worden oder nicht? Deine Buchhaltung gibt Auskunft.
Falls dein Unternehmen eine bestimmte Grösse hat, ist die dopplete Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben.

Die wichtigsten Begriffe

Buchhaltungskonto

Beim Begriff “Konto” denken wir meistens an ein Konto bei der Bank. In der Buchhaltung verwenden wir den Begriff aber um Geldbewegungen in rein fiktive Kategorien zu unterteilen.

Stell dir Buchhaltungskonten als virtuelle "Kisten" oder "Schubladen" vor. Sie helfen dir, den Überblick zu behalten, wohin dein Geld fliesst und woher es kommt.

Obwohl dein Bankkonto meistens auch ein dazugehöriges Buchhaltungskonto hat, ist es wichtig diese zwei Begriffe nicht zu verwechseln.

Geschäftsfall

Jedes Ereignis und jeder Vorgang, welcher das Vermögen deines Unternehmens beeinflusst, wird als Geschäftsfall bezeichnet. Jeder Geschäftsfall betrifft mindestens zwei Buchhaltungskonten (oder mehr). Hier einige Beispiele:

Einkauf von Büromaterial
Zahlung von Rechnungen an Lieferanten
Einnahmen durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen

Alle diese Vorgänge werden in der Buchhaltung als “Buchung” festgehalten.

Buchungssatz

Jeder Geschäftsfall der in der Buchhaltung dokumentiert ist, wird als Buchungssatz bezeichnet. Ein Buchungssatz beinhaltet mindestens:

Datum der Transaktion
Betrag der Transaktion
Die betroffenen Buchhaltungskonten und ob diese zu- oder abnehmen

Im Buchhaltungsjargon spricht man oft von Soll und Haben. Aus Gründen der Einfachheit sprechen wir aber in diesem Leitfaden nur von Zu- und Abnahmen.

Die zwei Kontoarten

Bestandskonten (Vermögen & Schulden)

Bestandskonten stellen auf der einen Seite dein Vermögen und auf der anderen Seite deine Schulden dar. Sie zeigen auf, woher dein Geld kommt und wo es zur Zeit liegt.

Dein Vermögen umfasst unter anderem Bargeld, dein Bankkonto, Beträge welche dir deine Kunden noch schulden, Möbel und andere Einrichtungen die deinem Unternehmen gehören, Grundstücke, Maschinen usw.
Deine Schulden umfassen deine offenen Rechnungen, Kredite oder Darlehen, die du zurückzahlen musst.

Erfolgskonten (Einnahmen & Ausgaben)

Im Gegensatz zu den Bestandskonten, zeigen die Erfolgskonten welche Aufwendungen du hast und mit was du Erträge erzielst.

Als Aufwendungen bezeichnen wir alle Kosten und Ausgaben deines Unternehmens. Sie zeigen wofür du Geld ausgibst. Zum Beispiel: Miete, Löhne, Werbekosten oder andere Einkäufe.
Unter Erträge verstehen wir alle Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen, Zinseinnahmen oder Provisionen. Sie zeigen, mit was du Geld verdienst!

Das Inhaltsverzeichnis deiner Buchhaltung

Der Kontenplan

Wie du siehst, dreht sich in der Buchhaltung sehr vieles um diese Konten. Aber welche Konten brauchst du konkret? Hier kommt der Kontenplan ins Spiel. Als Kontenplan bezeichnet man die Zusammenstellung aller Buchhaltungskonten die für dein Unternehmen relevant sind. Dieser ist also gewissermassen das Inhaltsverzeichnis deiner Buchhaltung.

In der Schweiz gilt der 🇨🇭Kontenrahmen KMU als Standardwerk für die Erstellung von Kontenplänen für kleine und mittlere Unternehmen. Je nach Branche und Grösse deiner Firma benötigst du aber nur eine kleinere Auswahl daraus.

Jedes Unternehmen verwendet in seiner Buchhaltung nur diejenigen Konten, die es gemäss den bei ihm vorkommenden Geschäftsfällen benötigt.

Deine erste Buchung

Du bist jetzt bereit für deine erste Buchung! Um Geschäftsfälle in deiner Buchhaltung zu erfassen, gehe immer wie folgt vor:

Bestimme welche Konten betroffen sind
Bestimme ob diese ⊕ zunehmen oder ⊖ abnehmen
Stelle den Buchungssatz auf

Der Geschäftsfall
Stell dir vor, du hast gerade Büromaterial über CHF 75.- für dein Unternehmen gekauft und per Bankkarte direkt im Geschäft bezahlt.

1. Welche Konten sind betroffen?

Welche Konten aus deinem Kontenplan sind betroffen?

Es handelt sich dabei um eine Ausgabe, daher verwenden wir ein Aufwandskonto. Bei Büromaterial zum Beispiel 🔴 Verwaltungsaufwand.
Du hast die Ausgabe direkt per Bankkarte bezahlt, dein Vermögen vermindert sich, darum ist das zweite Konto die 🔵 Bank.

2. Nehmen diese zu- oder ab?

Als Zweites bestimmst du ob diese Konten zu- oder abnehmen.

Deine Ausgaben (der Verwaltungsaufwand) nehmen ⊕ zu, du hast schliesslich etwas eingekauft.
Das Vermögen deines Bankkontos nimmt ⊖ ab, weil Geld an den Verkäufer des Büromaterials überwiesen wird.

(Im Buchhaltungsjargon spricht man oft von Soll und Haben. Dazu mehr weiter unten im Artikel)

3. Buchungsatz aufstellen

Um diese Buchung noch zu vervollständigen brauchen wir nur die Konten, zusammen mit dem Datum und dem Betrag zu notieren. In unserem einfachen Fall kann das zum Beispiel in einer Excel-Tabelle sein:

Datum	Konto	Betrag
01.01.2023	🔴 Verwaltungsaufwand	CHF +75
01.01.2023	🔵 Bank	CHF -75
Summe		CHF 0

Wichtig ist, dass die Summe der Beträge immer 0 ergibt. Glückwunsch, du hast deinen ersten Geschäftsfall in deiner Buchhaltung verbucht! 🥳

Buchen mit Soll und Haben

In der Praxis spricht man in der Buchhaltung oft von Soll und Haben. Dabei handelt es sich um die Zu- oder Abnahme eines Kontos. Aus Gründen der Einfachheit haben wir in diesem Artikel bis jetzt darauf verzichtet.

Ob ein Betrag auf der Soll oder Haben Seite steht, ist abhängig von der Kontoart:

Kontoart	Soll	Haben
🔵 Vermögen	⊕ Zunahme	⊖ Abnahme
🟠 Schulden	⊖ Abnahme	⊕ Zunahme
🟢 Einnahmen	⊖ Abnahme	⊕ Zunahme
🔴 Ausgaben	⊕ Zunahme	⊖ Abnahme

Wenn wir also nochmals zurück zum Beispiel “Einkauf von Büromaterial” gehen, sieht der Buchungssatz wie folgt aus:

Datum	Soll	Haben	Betrag
01.01.2023	🔴 Verwaltungsaufwand	🔵 Bank	CHF 75

Verwenden von Buchhaltungssoftware

Du kennst jetzt die Grundlagen der doppelten Buchhaltung und fragst dich vielleicht auf welche Art und Weise du diese führen sollst.

Theoretisch kann die komplette Buchhaltung auf Papier oder in einer Excel-Tabelle geführt werden. In der Praxis verwenden jedoch viele Unternehmen eine Buchhaltungssoftware, um den Prozess zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

Es gibt verschiedene Optionen (wie Blond) auf dem Markt, die speziell für Freelancer und KMU's entwickelt wurden. Diese Software ermöglicht es dir, deine Buchhaltung elektronisch zu führen, Transaktionen zu erfassen, Berichte zu generieren und vieles mehr.

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